שימור מתנדבים הוא משאת ליבו של כל ארגון הזקוק למתנדבים. מתנדבים שנשארים עם ארגון לאורך זמן הופכים למקצועיים יותר, מכירים את התרבות הארגונית, ומסייעים ליציבות התפעולית של הארגון. בנוסף, שימור מתנדבים גם יעיל כלכלית, שכן הרבה זמן ומשאבים מוקצים להכשרת מתנדבים חדשים, משאבים שנחסכים כאשר המתנדב הוותיק מכיר את עבודתו.
עם זאת, יש לציין שקיימים גם יתרונות לתחלופה של מתנדבים. תחלופת מתנדבים מכניסה “דם חדש” למערכת, מביאה עימה חדשנות, מרעננת את השורות ואף מפנה תפקידים שמתנדבים חדשים יוכלו להתקדם אליהם. אולם, כאמור, בסיס יציב של מתנדבים שמכירים את עבודתם הוא הכרחי.
המונח “שימור מתנדבים” הוא מופשט למדי. כדי להשיג שימור מתנדבים יש להגדיר מה ייחשב להצלחה בסוף התהליך. איזה אחוז של מתנדבים אנחנו רוצים לשמר, לכמה זמן אנחנו רוצים לשמר אותם? לשנה, לשלוש שנים או לחמש שנים? את מדדי ההצלחה יש לקבוע בהתחשב, בין השאר, בסוג הפעילות של הפרויקט. כך, למשל, ארבעה חודשי התנדבות יכולים להיחשב להצלחה בפרויקט של איסוף מזון, אולם תקופה כזו לא תיחשב להצלחה משמעותית בפרויקט חונכות, שבו היינו רוצים לשמר את המתנדבים לתקופה ארוכה יותר.
ממפגשים עם רכזי ומנהלי התנדבות שונים עולה ששאלות בסיס אלה לא תמיד נענות. למעשה, מרבית מנהלי ההתנדבות משיבים כי מטרתם לשמר “כמה שיותר מתנדבים לכמה שיותר זמן”. מצב זה כדאי לתקן, שכן כדי להצליח בשימור מתנדבים יש להגדיר מטרות ומדדים, מפני שהתוכנית שנבנה בהתאם תהיה שונה בתכלית אם המטרה היא לשמר מתנדבים לשנה, לשלוש או לחמש שנים.
לאחר שהגדרנו את המטרות נוכל להתחיל לבנות תוכנית שימור מתנדבים, ולהתחיל בשאלה: מה גורם למתנדבים להישאר ומה גורם להם לעזוב?
הסיבות לנשירת מתנדבים הן רבות ומגוונות. נהוג לסווגן לשלושה גורמים עיקריים:
– גורמים אישיים, למשל: שינוי בנסיבות חיים, כגון מעבר דירה או שינוי מצב משפחתי.
– גורמים חברתיים, למשל: חוסר השתלבות עם קבוצת המתנדבים האחרים.
– גורמים ארגוניים, למשל: חוסר שביעות רצון של המתנדב מהליווי ומהתמיכה שקיבל.
למנהלי התנדבות יש לעיתים נטייה להתמקד בגורמים האישיים שמביאים מתנדב לעזוב: “המתנדב לא רצה” או “המתנדבת לא הצליחה להתמיד”. זאת בעוד דווקא הגורמים החברתיים והארגוניים, שנמצאים הרבה יותר תחת שליטת הארגון, נזנחים. כדאי להתייחס לתוכנית שימור המתנדבים כהזדמנות ללמוד על תהליכים בארגון ולנסות לשפר אותם.
הנבואה אולי ניתנה לשוטים, אך מחקרים שונים הצליחו למצוא כמה “מנבאים ארגוניים” לשימור מתנדבים. אומנם אין אחידות ותמימות דעים לגבי מידת השפעתם של כל אחד ממנבאים אלה, אך המחקרים בהחלט מספקים תמונה ברורה.
במחקר מכונן בתחום ניהול ההתנדבות,[1] נמצא כי ארגונים המקפידים על השמת המתנדב הנכון בתפקיד הנכון מבצעים תהליך מיון מובנה, מציעים הכשרה ואפשרויות להתפתחות מקצועית ומוקירים את מתנדביהם, הם בעלי שיעורי שימור גבוהים יותר.
מהו המתנדב הנכון בתפקיד הנכון? הכוונה היא להשמת המתנדב בתפקיד שמתאים ליכולותיו ולכישוריו, שעונה על הצרכים שלו, ושהוא ירגיש בו משמעותי ובעל השפעה.
מחקרים אחרים גילו כי אחד המנבאים המשמעותיים לשימור מתנדבים הוא שביעות רצונם של המתנדבים מהפיקוח ומהליווי שהם מקבלים, כולל תהליכי מישוב והדרכה. גורמים מנבאים נוספים הם היכולת להתנדב בקבוצה וטבע התפקיד ההתנדבותי; מתנדבים רוצים להצליח בתפקידם, הם רוצים להרגיש שבתפקידם הם מייצרים ומובילים לשינוי והשפעה משמעותיים ולכן, מתנדבים התופסים את תפקידם כמאתגר וככזה שמספק להם חוויית השפעה, הישגיות והצלחה, יישארו בתפקידם זמן ממושך יותר.
ממחקרים אלה ניתן להסיק כי שימור מתנדבים הוא תוצאה של ארגון המנהל את מתנדביו היטב ולא שלב נפרד העומד בפני עצמו. כלומר, שימור המתנדב מתחיל, למעשה, באופן שבו המתנדב פוגש את הארגון לראשונה, באופן שבו הארגון מתארגן לקראתו ובאופן שבו הארגון מתנהל מולו עם הגעתו. השיח, אם כך, אינו יכול להתמקד רק בשימור אפקטיבי, אלא גם במנהיגות ובניהול אפקטיביים ובהבניית תהליכי מיון וקבלה מסודרים.
ניתן לומר שחלק מתפקידו של מנהל ההתנדבות הוא לייצר עבור מתנדביו “תלוש שכר מוטיבציוני”. כלומר: מגוון של תמריצים שישמרו את המוטיבציה של המתנדבים גבוהה, וזאת לאורך זמן. חשוב לזכור כי למתנדבים שונים עשויים להיות צרכים שונים. מתנדבים עשויים להגיע להתנדבות על מנת להכיר אנשים חדשים, על מנת ללמוד מיומנות חדשה, או על מנת להגשים ערך שבו הם מאמינים, ולאלה השפעה על סוג התמריצים הנדרש, בין אם מדובר בתגמולים ובין אם בתפקידים הניתנים למתנדב.
כך, למשל, מתנדב אשר מונע בעיקר ממניעים חברתיים, ירצה לעסוק בתפקיד שמכיל אינטראקציה עם אנשים חדשים. לעומתו, מתנדב שמונע בעיקר מהרצון ללמוד דברים חדשים יתפוס הרצאה או סדנה מעניינת כמתגמלות יותר ממסיבה או אירוע חברתי.
תהליכי הקבלה, אפוא, חייבים להתמקד בזיהוי הגורמים המוטיבציוניים של המתנדבים ובמתן מענה לגורמים אלה. אנשים מתמידים בפעילות כשזו נותנת מענה לצורך שלהם, וכשהרווח מהפעילות ההתנדבותית שנותנת מענה לצורך גדול מהקשיים ומהמחיר שההתנדבות גובה.
