האם ניהול מתנדבים דורש ניהול "אחר"?
הגדל

1. המתנדב במקרים רבים, החליט ותכנן להתנדב זמן מאוד ממושך לפני שהגיע להתנדב (כשהילדים יגדלו, כשאצא לפנסיה.., שאתפנה..) במשך כול אותו הזמן המתנדב הפוטנציאלי טיפח ציפיות מההתנדבות כשמגיע "רגע האמת" הוא מצפה בקוצר רוח להליך ענייני, מוזמן ומוקיר.

2. מתנדב הוא אדם בעל רצון טוב שתורם מזמנו ומרצו למען מטרה, ללא קבלת שכר.

3. חשוב למתנדב להיות משמעותי ולעשות משהו משמעותי.

4. המתנדב מצפה לתודה, הוקרה והערכה (למרות שמתקשה להודות בכך).

התנדבות היא עבודה ללא שכר

  • התנדבות לרוב אינה על בסיס יומיומי בדרך כלל פעם בשבוע.
  • היקף שעות העבודה של מתנדב בודד קטן מאוד ביחס להיקף הפעילות הכולל.
  • המתנדב במקרים רבים עוסק בתחום שבו אין לו הכשרה מקצועית קודמת.
  • בעבודה התנדבותית בדרך כלל אין מסלול קידום.

פועל יוצא של מאפיינים אלה:

מנהל המתנדבים פוגש את המתנדב מעט מאוד (בהשוואה להיקף המפגשים של מנהלים את עובדיהם).

מיעוט המפגשים מחד גיסא והיות המתנדב חדור מוטיבציה וציפיות עובד ללא שכר מאידך גיסא, מקשים על המנהל להציב גבולות במקרים של איחורים / חיסורים אי עמידה במינימום המחוייבות. פעמים רבות יש מחסור במתנדבים ואז הדילמה קשה עוד יותר.

מנהל המתנדבים תחת איום חמור כי מתנדב יכול בכל רגע נתון להחליט שלא מתאים לו יותר להתנדב ולעזוב בו במקום.

שיטת המקל והגזר איננה ישימה כשמדובר במתנדבים.

על פניו נראה אם כן, שניהול מתנדבים דורש כלי ניהול שונים טענתי היא, שאין צורך בניהול אחר. אלא, להרחיב ולהעצים מספר היבטים בניהול הקלאסי.  מנהל המתנדבים צריך להיות בעל מודעות עמית גבוה ובעל רגישות עצמית גבוהה.

במאמר זה אתייחס לשלבים המרכזיים ובהם ארחיב:

  • מיון מתנדבים
  • חניכה
  • הגדרת מסגרת ברורה ומוקפדת
  • טיפוח טיפוח טיפוח
  • מקצועיות

 מיון מתנדבים

  • הצלחת המתנדב - מיון תחילה
  • ממתנדב שכבר נקלט קשה להפרד לכן רצוי לא להתפשר בשלב המיון.
  • השאיפה צריכה להיות לגייס מתנדבים המתאימים לארגון בהתאם לדרישות התפקיד. ולא פחות חשוב - בהתאם לתרבות הארגון. לשם כך יש לבחון את התרבות הארגונית ואת המיומנויות הנדרשות לתפקיד וליצור מראש רשימת קריטריונים.
  • חשוב לבדוק מראש את הציפיה של המועמד מההתנדבות.
  • רצוי מאוד לצייר למתנדב תמונת מצב ריאלית ואפילו אפורה יותר מהמציאות כדי שהמפגש לא יאכזב.

שהמועמד מצפה לחוויות וריגושים אחרת ספק אם היה מגיע להתנדב.

חשוב מאד כבר בשלב המיון להבהיר ולהדגיש היטב בפני המתנדב את מחויבותיו.

חניכה

  • חניכה מהווית שלב מכריע בהשתלבות מוצלחת של המתנדב בתרבות הארגונית ובתחושת השייכות החברתית שלו. שלב החניכה מקנה בטחון בעשייה. משך הזמן הדרוש לכך משתנה מאדם לאדם. לכן שלב זה צריך להיות גמיש ומותאם לצרכי המתנדב החניך.
  • בחירת החונכים הינה בעלת חשיבות מכרעת. לא כל מתנדב ותיק ומקצועי מתאים להיות חונך. אל תתפשרו על חונכים.
  • התאמה אנושית בין החונך והחניך גם יכולה לתרום רבות לדימוי המתגבש אצל החניך וכמובן לתחושת השייכות. חשוב לתת את הדעת על כך בזמן "שמשדכים".
  • רצוי לשוחח כבר בשלב החונכות על סוגיות שידועות ומוכרות כגורמות לשחיקה. (למשל הליך בירוקראטי להביא ההיגיון שמאחוריו.
  • לקראת החונכות - יש להעניק לחונכים הכשרה והכנה קודם כניסתם לתפקיד.

מסגרת ברורה ומוקפדת

מומלץ להקפיד על נהלים ברורים על מסגרת זמן ועל מילוי המחוייבות יש לדאוג לאספקת מידע רלבנטי ועדכני ולעדכן כל עניין חשוב בצורה מוסכמת וברורה.

טיפוח

טיפוח הוא המפתח ללב כשהלב נפתח יש מוכנות ויש נכונות.

  • מומלץ לקיים שיחות אישיות אחת לפרק זמן סביר, להתעדכן באירועים בחיים האישיים של המתנדב ולהתייחס אליהם.
  • לשלוח ברכות לחגים ולימי הולדת.
  • מומלץ גם לקיים אירועים חברתיים (מסיבה, טיול..)
  • להעניק תעודת הוקרה על פי קריטריונים ברורים וידועים.
  • להפיק עיתון פנימי שנתי במה לתכנים פנימיים ומאפשר ביטוי והעמקת התקשורת המנהל למתנדבים.

מקצועיות

מומלץ לקיים שיחות משוב עם כל מתנדב בנפרד, להציע סדנאות והרצאות להעשרה והעמקה, לקיים קבוצות תמיכה בהתאם לצורך ולאופי ההתנדבות. לדון בסוגיות אחיות ולנייד מתנדבים בהתאם ליכולותיהם, חשוב לנהל מערכת להערכת המתנדבים.

חשוב מאוד לזכור

  • המתנדב איננו בבחינת המובן מאליו.
  • חשוב לשמש דוגמא אישית בבחינת נאה דורש נאה מקיים.
  • לשמור על צניעות המקום. אחרי הכל מדובר על ארגון מתנדבים.
  • להיות ער למסרים הסמויים.

הכותבת: לשעבר מנהלת בער"ן. בעלת תואר שני בניהול משאבי אנוש ומנחת קבוצות. 

להתקשרות navaba@gmail.com 

 פורסם לראשונה בירחון "משאבי אנוש" ינואר 2006

עבור לתוכן העמוד