ניהול מתנדבים - בירור טרמינולוגי ותוכני

בספרות ובתחום המקצועי רווחות הגדרות ותפיסות שונות לגבי תפקיד הניהול בתחום ההתנדבות, מה שיוצר אי בהירות לגבי תיאור התפקיד, תחומי הידע, הכישורים הדרושים ודרכי ההכשרה לתפקיד. לדוגמה, קיים בלבול בכל הנוגע להגדרות התפקידים הניהוליים בעולם ההתנדבות: המונחים המקובלים "מפעילי מתנדבים" או "רכזי מתנדבים" מצביעים על תפיסה שונה של התפקיד.  בעוד "הפעלה" מכוונת יותר לעבודה עם מתנדבים, "ריכוז" מכוון לפעילות ארגונית ריכוזית.  בפועל יש בילבול ועירבוב בין התואר לבין תוכן העשייה והמעמד המקצועי. בעייתיות נוספת בקבלת המונח "ניהול" בהקשרים התנדבותיים נעוצה לעתים, לא  במונח עצמו, אלא  בדרכי ההתקשרות שבין בעל התפקיד לבין המתנדב, שכן המונח "ניהול" מציין התייחסות שמכוונת מלמעלה למטה. הבעייתיות בבחירה הלשונית "מנהל" נובעת מהעובדה שמערכת היחסים עם מתנדבים שונה מזו המקובלת ביחסי מנהל-כפיף והמציאות בדרך כלל, מצביעה על רמת שוויוניות רבה יותר.

 

אם כן, המקורות לניהול מתנדבים הם הטרוגניים, כשהמציאות בשדה מוכיחה שונות ברמות ובהיקפים במעמדו של מנהל המתנדבים, בראיית התפקיד על ידי המערכת , על ידי עמיתיו בארגון, המתנדבים וכן על ידי המנהל עצמו.

 

להלן ארבע קטגוריות של ניהול מתנדבים:

 

1)  ניהול עצמי של מתנדבים – ניהול בלתי מאורגן

  (2ניהול על ידי מתנדב , לרוב בעל ותק ומוכר כמנהיג מתנדבים

3)  ניהול על ידי חבר בצוות העובדים, הממלא תפקיד זה נוסף לתפקידים אחרים

4)  ניהול מתנדבים על ידי בעל תפקיד, המקדיש את כל זמנו לתפקיד זה

    

 

קטגוריה נוספת היא  המודל הבלתי ריכוזי/ ניהול יחידני. על פי מודל זה חבר צוות מפעיל מתנדב, על כל משמעויותיה ושלביה של הפעלה זו, ללא יצירת קשר עם מתנדבים אחרים, או חברי צוות אחרים העובדים עם מתנדבים.

 

השונות נבחנת גם לגבי מימדים נוספים כגון: גודל האירגון, מיקומו במחזור החיים, מהות השירות הניתן על ידי האירגון, טיבו של ניסיון קודם בהפעלת מתנדבים באירגון, עמדות הצוות (בכיר, ביניים וזוטר) לגבי הפעלת מתנדבים וכיו"ב. לעתים נוצר התפקיד באופן מקרי ולפעמים זו התפתחות של פעילות התנדבותית קודמת (קבוצת מתנדבים המעלה מתוכה אדם אחד מתוכה לנהל את ענייניה), ולעתים הרחבת העבודה המקצועית כמו עו"ס בבי"ח , המפעיל את המתנדבים , לטובת החולים ומשפחותיהם.

 

כשבאים לבנות את תיאור התפקיד, מקובל להציב שלבים ברצף של פעילויות: עיצוב תפקיד של מתנדב, בניית פרופיל, תהליכי גיוס ומיון, קליטה שיבוץ , הכנה לתפקיד, הדרכה, העשרה, תחזוקה ושימור, פיקוח ותיגמול. אחרים מבחינים בתפקיד זה בשני מרכיבים עיקריים: גיוס ומינהל – הדרך לגייס מתנדבים ולמשוך אותם, והדרכה ותמיכה מקצועית – הדרך לעניין את המתנדבים ולהבטיח שיתוף פעולה מתמשך עימם.

 

         נקודה נוספת הנוגעת לדרישות התפקיד של מנהל מתנדבים היא קיומה  של גישה יסודית  למתנדבים ולהתנדבות. הספרות האמריקאית מכנה גישה זו "התלהבות" או "אמונה בסיסית " בהתנדבות בבואה לציין את תכונות האופי הנדרשות ממנהל מתנדבים.

 

      תחום חדש המועלה על ידי חוקרים בתחום זה הוא ניהול סיכונ  .יםבתהליך של קבלת ההחלטות יש להביא בחשבון את האחריות החוקית , מה מותר ומה אסור למתנדבים לבצע (פגיעה בתהליך טיפולי, הגנה על הלקוח). כמו כן, יש לשים דגש על הסכנות העלולות לנבוע מפעולתו של המתנדב,  לעצמו וללקוחות הארגון  ולבנות סביבת עבודה ברורה וחופשית ככל האפשר מסכנות אלה.

 

נקודה חשובה נוספת היא שתחום ניהול המתנדבים למרות היותו חלק מהעולם הביורקרטי, שלכאורה אינו מאפשר גמישות, נדרש לשיטות ניהול גמישות ודמוקרטיות יותר. כלומר גם בעבודה עם מתנדבים קיים צורך  בשיטות ונהלים. אדם המקדיש את זמנו וכישוריו לעבודה התנדבותית שואף לדבוק במטרה, שלשמה החל בהתנדבות בלא להזדקק לעיכובים ביורקרטיים מיותרים, ובפרדוקס הזה חיים מנהלי המתנדבים.

 

 נקודה חשובה נוספת בהקשר למורכבות תפקידו של מנהל המתנדבים היא העובדה שיש לו לקוחות רבים: האירגון המעסיק אותו, עמיתיו לעבודה, המתנדב עצמו, האירגון השולח את המתנדב (אצל מתנדבים מאורגנים) והלקוח היחיד הבא לקבל שירות. מערכת אירגונית, המעוניינת לפתח תוכנית מתנדבים נדרשת להתייחס אליהם כאל משאב אנושי מיוחד , הדורש מיומנויות וידע מיוחדים.

 

 

       

          

        תחומים נוספים אליהם נדרש מנהל המתנדבים :

 

o       מנהל המתנדבים נדרש לברר את הרלוונטיות של הפעלת מתנדבים למטרותיו, להיות מודע למידת יכולתם של המתנדבים , להתכונן, להשקיע, לבנות מסגרת פעולה, לגייס משאבים, לבדוק ולשנות עמדות בצוות. להציג נכונות להפעלת מתנדבים, לרכוש ידע ומיומנויות. תוכניות אלו אינן מופעלות מאליהן, והמציאות מוכיחה שניהול מתנדבים דורש השקעת זמן, מאמץ וכוח עבודה מיומן.

 

o       אחת המטרות של מנהל המתנדבים היא שילוב בין אפקטיביות האירגון לבין שביעות הרצון של המתנדב שכן,  ניהול מתנדבים נחוץ לאירגון ונדרש גם על ידי המתנדבים עצמם. המתנדב של סוף המאה ה- 20 הוא משכיל ובררן יותר. הוא נוהג כצרכן קפדן, מודע לזכויותיו, רוצה לדעת מה הוא עושה ולמי ובאילו תנאים. פעולת ההתנדבות חייבת להיות אטרקטיבית ומתוגמלת. המתנדב של היום מודע יותר לגורמים המוטיבציוניים המביאים אותו לתפקיד ומחזיקים אותו בו בהמשך. לכן חייב ביצוע המשימה להיות כרוך בהפעלת כשרון ושיקול דעת.   

 

o       אחד מתפקידי המפתח של מנהל המתנדבים הוא שהמתנדבים יבינו נכון את מקומם ואת תפקידם במערכת. מנהל המתנדבים נדרש להביא שתי תרבויות אלה (זו הארגונית בשכר וזו ההתנדבותית) לדיאלוג שיגשר על הפער הבין-תרבותי לתועלת המערכת ולקוחותיה. בעייתיות זו נובעת בין היתר מהעובדה שישנה לעיתים כפילות היררכית בין המנהיגות המקצועית (בשכר) בארגון לבין המנהיגות ההתנדבותית בארגון. מאחר שכל אחד מאלה פועל ממוקדים אחרים עלולה להיות בעייתיות בפיקוח על ביצוע התוכניות.

 

לתפקיד מנהל המתנדבים קשיים ייחודיים נוספים:

  • מנהל מתנדבים נדרש לכאורה להתמודד עם בעיות אגו של מתנדבים:לעתים מצפה המתנדב להכרה ולהוקרה גם על מעשה שלו נעשה על ידי עובד בשכר היה מתקבל ללא תגובה מיוחדת. מנהל המתנדבים נדרש אז לריצוי אין סופי, הגורם בסופו של דבר לשחיקת הערך של התודה.
  • לעתים חש המתנדב מחויב למשימה וללקוח שלו יותר מאשר למדיניות הארגון, שבמסגרתו הוא פועל. הדבר עלול להכשיל עבודה מתוכננת, ונדרשת תקשורת שוטפת ובהירה, המכוונת את העשייה, ומאפשרת גישה חיובית ובונה ומצמצמת מצבי ביקורת.
  • מנהלי מתנדבים נדרשים לארגן את מסגרת הזמן המוקדש לפעילות ההתנדבותית והדבר בעייתי במיוחד באירגון פעילות התנדבותית לאנשים עובדים. מנהל המתנדבים נדרש להיעזר בשירותיהם של כמה אנשים למילוי כל משימה וליצור 'צוות' מאנשים שאינם עובדים בו זמנית. דרישה זו יוצרת עומס ניהולי כבד, שעל מנהל המתנדבים להתמודד עימו.

ארגון  AVA - ASSOCIATON FOR VOLUNTEER ADMINISTRATION) קבע הצעה לכישורים הנדרשים לתפקיד מנהל המתנדבים. תחומים אלו ישמשו לנו בסיס לפיתוח של רשימת צרכים ארגוניים לפעולה נכונה של מנהלי מתנדבים.

 

תכונות ומיומנויות בסיסיות

 

v     אמונה בסיסית בחיוניות ההתנדבות והתועלת שבה

v     מיומנויות בתקשורת וביחסים בין-אישיים, יחסי ציבור, הצגת נושא ודיבור בפני קהל

v     מיומנות בראיון, בהדרכת ובאימון בצוות

v     מיומנויות ניהוליות וארגוניות

 

בנוסף, מנהלי מתנדבים בעתיד יהיו אחראיים לפיתוח משאבים קהילתיים: הם יהיו מיומנים בזיהוי של צרכי אנוש בקהילה ובאירגון מקורות שבהם ניתן להיעזר. תשומת הלב תינתן להשגת המשאבים הנחוצים יותר מאשר להיבט המתנדבים. כמו כן, ידרשו כישורים ניהוליים ליצירת משאבים ולניהולם. בנוסף, תגבר הדרישה להכשרת אנשי מנהלה להובלת תכנית של בסיס קהילתי. 

 

מתוך חומרים פנימיים - המועצה הלאומית להתנדבות בישראל

עבור לתוכן העמוד