מצבי חרום - סוגיות בניהול מתנדבים (על פי ניסיון שנרכש ע"י מתנדבי יד שרה)

מצבי חירום מכל סוג שהוא מעצם טבעם מעוררים בבני אדם מצב עוצמת ריגוש מוגברת. את מצב הריגוש הזה ניתן לנצל להתמודדות יעילה עם תחושות ההפתעה, חוסר האונים, הדאגה והחרדה המתלוות למצבים האלה. העשייה, ובפרט העשייה ההתנדבותית, מחזירה לאדם את תחושת הביטחון והשליטה בחייו. המסר שעשייה כזאת משדרת למתנדב הוא שכוחותיו, כישוריו ומעשיו נחוצים ונדרשים. בה בעת ובמקביל גובר בימים שכאלה הצורך של הקהילה במתנדבים. מכאן שהנכונות להתנדב עולה וגוברת בד-בבד עם גידול הצורך. למעשה אין הבדלים עקרוניים בניהול מתנדבים במצבי חירום ובמצבים רגילים, אם כי מצבי חירום מחייבים התאמות והדגשים מיוחדים.

 להלן כמה נקודות שראוי לשים לב אליהן כשבאים לנהל מתנדבים במצבי חירום: 

  • ארגון, קבוצת ארגונים או כל רשות ציבורית אחרת המפעילה מתנדבים נדרשת להגדיר בבהירות את המטרה הספציפית של הפעילות ההתנדבותית. כדי שהפעילות ההתנדבותית תצליח רצוי שמטרה זו תיכלל בתחומי פעילותו הרגילה של הארגון, תחומים שבהם הארגון כבר צבר ידע וניסיון והקים את התשתיות הדרושות. חשוב מאד לנסח מטרות ומשימות ברורות, ולקבוע גבולות גזרה וגבולות פעילות במקרים של שיתוף-פעולה בין ארגונים.

 

  • ניסוח המשימות והמטלות ההתנדבותיות חייב להיות פשוט, ברור ובהיר, מוגדר היטב ומובן לכולם. הן כשההנחיות נמסרות בכתב והן בהנחיות בעל-פה חשוב לציין את מספר הטלפון, כתובת הדוא"ל ושם האיש האחראי שניתן לפנות אליו במקרה הצורך. מסירת שם האחראי והאפשרות ליצור עימו קשר מעניקה למתנדב בשטח ביטחון ותחושת גיבוי. לדף ההנחיות רצוי להוסיף תרשימים, מפות התמצאות, מצגות, טבלאות וכיוצא באלה עזרים שימושיים ולהקפיד גם כאן על פשטות ובהירות.

 

  • בהיערכות חירום, שמעצם טבעה היא זמנית, יש להקפיד על שמירת המבנה ההיררכי בארגון, על תהליך נכון של קבלת החלטות, על החלת וקבלת סמכות, ועל היצמדות להנחיות והוראות.

 

  • חשוב לקיים קשר שוטף והדוק עם המתנדבים המבצעים את הפעילות ההתנדבותית (עם יד על הדופק).
    1. לשים לב למצב רוחם, לשחיקה בעבודה, לאופן ביצוע העבודה.

 

    1. לנהל ולחלק את עומס המטלות בין המתנדבים באופן נבון וחכם. לזכור שההתלהבות המאפיינת את הימים הראשונים של מצב החירום צפויה לדעוך ולהישחק, ועל כן כשמחלקים את המשימות לא להעמיס, לשאיר זמן למנוחה ואוורור. כך למשל, בשירות רגיל שמתוגבר בגלל מצב החירום יש להשאיר את המתנדבים הרגילים במסגרת העבודה שלהם ולהימנע מלהוסיף להם משמרות, כי בלאו הכי יש די לחץ גם במשמרות הרגילות. תחת זאת יש להשתדל לגייס אנשים חדשים לתגבור המשמרות או להוסיף משמרות במידת הצורך, וכך לאפשר לאנשים לנוח ולהתאוורר.

 

    1. כמובן שחשוב מאוד לעודד את המתנדבים ולהביע הערכה כלפיהם, וגם במצבי חירום אין לדלג על בקרה ומשוב. כשהזמן דוחק  יינתן משוב בעל-פה,  באופן מידי סמוך למועד הביצוע, ובכל מקרה תמיד בגישה חיובית. אם נראה שמתנדב לא ממלא את תפקידו כראוי יש לברר במהירות אם הוא מסוגל לתקן את דרכו, ובמקרה כזה  לתת לו עוד הזדמנות; אם קיים ספק, מומלץ למסור לטיפולו תפקידים קלים ופשוטים יותר או לצרף לו שותף לתפקיד. במקרה שמנהל המתנדבים אינו בטוח בכישוריו יוכל להסביר לו שעכשיו, במצב חירום,  הוא יועבר לתפקיד אחר שגם הוא חשוב, או שבינתיים אין בעבורו תפקיד מתאים, שלנוכח מצב החירום יכולתו של הארגון לקיים הכשרה מוגבלת, אבל בחלוף מצב החירום ישמחו להחזירו למערך ההתנדבות.

 

  • כושר אלתור הוא דבר מה נחוץ וחשוב מאוד במצבי חירום; ועם זאת, בתכנון תרחישי  החירום יש להבטיח מראש שיובאו בחשבון רק אלתורים הגיוניים העולים בקנה אחד עם מדיניות הארגון.

 

  • גם במצבי חירום, ממש כמו בזמנים רגילים, יש לדאוג לביטוח הפעילות ההתנדבותית ולביטוח אישי של המתנדבים. יש להקפיד גם על ביצוע הפעילות ההתנדבותית בהתאם להנחיות פיקוד העורף ורשויות השלטון. כשהפעילות כרוכה בסיכון חיים יש להבהיר זאת למתנדבים באופן ברור, ולהדגיש שלמרות שהם קיבלו על עצמם משימות מסוימות והתחייבו למלאן הם לא חייבים לבצע משימות המסכנות את חייהם ואם יבחרו לעזוב את תפקידם יוכלו להתקבל שוב למערך ההתנדבות בחלוף הסכנה.

 

  • שיתוף-פעולה בין ארגונים הוא דבר מה חשוב ומועיל גם בזמנים רגילים, ובשעת חירום הוא מחויב המציאות. בדרך-כלל נהוג להקים מטות משותפים של כמה ארגונים באופן זמני וממוקד למשך מצב החירום הנתון. בהקמת המטה יש לשים לב לכל הכללים הנוגעים למצבי שיתוף-פעולה. ניסיון טוב של שיתוף-פעולה בין-ארגוני במצב חירום יכול להיות בסיס לשיתוף-פעולה שיימשך גם בימים כתיקונם, לתועלת הציבור.

 

  • בחלוף תקופת החירום יש לצפות אצל האנשים לתסמינים כמו נטייה לשקוע, עייפות וכמיהה לחזור לשגרה. חשוב לגלות ערנות לכך, לנסות למנף את המוטיווציה המוגברת שהתגלתה בשעת החירום ולשמר את ההתלהבות ההתנדבותית ואת הלכי-הרוח האידיאליסטיים גם בימים כתיקונם. יש לרתום לכך דרכי פעולה ומעבר מתוחכמות. כך למשל ניתן לקיים זמן קצר לאחר סיום מצב החירום אירוע לציון רוח ההתנדבות בתקופת החירום שבמהלכו יוענקו תעודות או אותות הוקרה למי שנטל חלק במאמץ; אפשר גם להכריז על פרויקט קיים שהמתנדבים מאמצים, או על פרויקט חדש. יש להמשיך ולשלב ברציפות מתנדבים חדשים, הן במהלך תקופת החירום והן עם סיומה. מניסיון שהצטבר בתקופות חירום חוזרות ונשנות למדנו שבתום כל תקופה כזאת גל של מתנדבים חדשים מצטרף למשפחת המתנדבים של הארגונים.

 

  • כדי ליצור אצל המתנדבים שהצטרפו לארגון כלשהו בתקופת חירום תחושת קשר והזדהות עם הארגון, חשוב מאוד לערוך להם היכרות עם הארגון מיד עם קליטתם, ולו גם בתהליך מקוצר ומתומצת, שיאפשר למתנדבים להכיר  את הארגון שאליו הצטרפו על מטרותיו, דרכי פעולתו והאידיאולוגיה שלו. חשוב גם שיידעו מה מקשר בין הארגון כפי שהוא בימים רגילים לבין השתלבותו בכוחות הסיוע במצב החירום. סמלים, מדבקות, דגלים, טי שירט'ס מדוגמים, כובעים ושאר אביזרי הזדהות יחזקו את תחושת הקשר עם הארגון, יעוררו אצל המתנדבים גאוות יחידה וישאירו זיכרונות וחוויות שאפשר יהיה לבנות עליהם פעילויות המשך.

 

  • ראוי לתת את הדעת לכך שבתום תקופת החירום, עם בוא הרגיעה, מצוקות  חברתיות שהיו קיימות לפני כן צפויות להחריף ובחלקן אף עלולות להקצין, ויש לצפות גם לבעיות חדשות. אצל אוכלוסיות חלשות ואף באוכלוסייה הרגילה צפויים להתגלות מוקדי מצוקה חדשים, כגון נפגעים בגוף, בנפש וברכוש וכדומה. על-פי רוב שגרת הפעילות של ארגון התנדבות ושל המתנדבים עצמם תכלול גם התייחסות לבעיות חדשות שנוצרו. בעיות כאלה על-פי רוב לא נפתרות במהירות, והחברה צריכה לסייע בפתרונן ובהתמודדות עם המצוקה הנובעת מהן, והפעם ללא אווירת ההתלהבות וההתגייסות האופיינית למצבי חירום.

 

  • במצב חירום יכולים להתגלות כישורי מנהיגות חבויים ופוטנציאליים הן אצל מתנדבים והן אצל אנשים בקהילה. למתנדבים יש לתת הזדמנות לשדרג את פעילותם, ועל מנהל המתנדבים לגלות ערנות לפוטנציאל המתגלה, לעודד את מימושו ולשמרו גם בחלוף מצב החירום. יש לתת את הדעת גם לאפשרות לזהות ולגייס אנשים בעלי פוטנציאל בקהילה ולהזמינם להתנדב, ולשם כך ראוי להציג בפניהם אתגר של מעורבות השפעה ומנהיגות.

 

 מצבי חרום מעוררים עוצמות ריגוש גבוהות באוכלוסיות נרחבות. ארגון המתנדבים צריך לנצל את הפוטנציאל הזה ולהיערך בזמן האירוע ולאחריו  כדי לשמר את רמת המוטיווציה של המתנדבים. זהו אתגר כפול  - לתת מענה לאוכלוסייה שנפגעה ולתעל את האנרגיות והנכונות של המתנדבים ליעדי הארגון, והרווח גם הוא כפול ומכופל: יעול השירות במהלך מצב החירום ותוספת מתנדבים חדשים.

עבור לתוכן העמוד