התנדבות אינה התפרעות
ארגוני מתנדבים אמנם רוצים לשמור על המתנדבים שלהם, אולם אין זה אומר שעליהם לקבל התנהגות שאינה עולה בקנה אחד עם כללי הארגון
מנהל טוב צריך להציב גבולות ברורים (הגדל)

מתנדבים אינם מקבלים שכר על עבודתם, אבל אין זה אומר שמנהלי פרוייקטים צריכים להימנע מקביעת נהלי התנהגות ברורים. מדובר באנשים שמטפלים במידע רגיש וחסוי במצבים שהם לעיתים רגישים. עליהם להישמע לכללים ברורים של פעילות, ולהיות אחראיים למעשיהם הבלתי-ראויים.

כאשר תוכנית פועלת תחת כללים ברורים של התנהגות, אפשר להיות בטוחים בנוגע לאיכות הפרוייקט. ניתן לדעת כי המתנדב מודרך בידי מישהו שהוא בעל ידע מעמיק בנושאים הקשורים לארגון. הצוות המקצועי מגדיר את מסגרת העבודה של המתנדב, ומבטיח כי המלצות הפעולה משקפות ציפיות מעשיות מהמתנדב ומההתנדבות.

מנהל טוב יוצר את כללי ההתנהגות לפני שמתעוררות בעיות. את כללי ההתנהגות יש להבהיר למתנדבים במהלך הגיוס וההכשרה באמצעות הגדרת התפקיד, מדיניות הארגון, והצהרת הסודיות. חזור על כללי ההתנהגות גם כאשר המתדב יוצא למשימתו הראשונה.

על המנהל להיות קשוב לצרכי המתנדבים כם במהלך הפעילות. אי אפשר לצפות מראש את כל הבעיות, ואי אפשר לחכות לישיבת הצוות הקבועה כדי לדון בהן. מישהו במשרדי הארגון – ויהיה זה מנהל הפרוייקט, מפעיל המתנדבים או איש צוות אחר – צריך להיות תמיד במרחק שיחת טלפון אחת. מתנדבים צריכים לחוש חופשיים לבטא את התסכולים שלהם, לבקש עצה או פשוט לאוורר את הרגשות שלהם. פגישות הייעוץ האלו יכולות לגרום לאווירה טובה בארגון משום שבהן ניתן למנוע מעשים בלתי-ראויים, להמליץ על חלופות או "לכבות שריפות". כדאי גם לספק למתנדבים מספר חירום שאליו אפשר להתקשר גם אחרי שעות הפעילות. ברור שהצוות כולו לא רוצה להיות זמין 24 שעות ביממה, אבל מישהו צריך להיות זמין במקרה חירום.

מנהל מתנדבים יכול לאכוף את סמכותו גם באמצעות משוב חיובי שלא בזמן משבר. אם מישהו נהדר בתחום אחד, אבל גרוע בתחום אחר, כדאי לשקול הכשרה בתחום שבו הוא מתקשה. אם מתנדב הוא קפדן ואחראי, אולם מפחד לדבר בציבור, כדאי למנהל ההתנדבות לתת לו משוב דווקא על הרגעים שבהם הוא נאלץ לדבר בציבור. כמה מתנדבים יזדקקו לעזרה משמעותית בתחומים מסויימים, ואילו אחרים פשוט יקלטו את המיומנויות הדרושות "מן האוויר". האישיות הייחודית של כל מתנדב דורשת התייחסות ייחודית מצד מנהל המתנדבים.

ענישה
יש פעמים שבהן המנהל חייב להיות ברור מאד בנוגע לפעילות המתנדב. לפעמים, קשה מאד לעשות זאת משום שמדובר בעובד שלא מקבל שכר, ומנהלים רבים חוששים שהמתנדב יחשוב שמא התרומה והמאמצים שלו לא מוערכים מספיק.

עם זאת, חשוב לזכור כי המתנדב הסכים לבצע את המשימות בהתאם לכללי ההתנהגות בארגון. בכל פעם שהמתנדב מפר את הכללים האלו, יש לומר לו כי ההתנהגות שלו היא בלתי הולמת ולהסביר לו מדוע. על המנהל לרשום את המקרה בתיק המתנדב. אם ההתנהגות הבלתי-הולמת חוזרת על עצמה, יש לחזור על האזהרה בעל-פה ולהוסיף לה מכתב שיינתן למתנדב. התנהגות בלתי-הולמת נוספת אמורה לגרום להשעיית המתנדב מהפרוייקט או מהארגון.

במקרים קיצוניים יש לסיים את פעילות המתנדב מייד, לפי ראות עיניו של מנהל המתנדבים או צוות הארגון. אם פעילות המתנדב מופסקת בצורה כזו, יש להודיע לו על כך בכתב, ולשמור עותק של המכתב בתיק המתנדב.

 

הכתבה לקוחה מאתר "The National Court Appointed Special Advocate Association", ותורגמה על-ידי מיטל שרון.

עבור לתוכן העמוד