קולו של מתנדב
הגדל

מאמר מתורגם מאת סוזן אליס (תרגום חופשי: דרורה סימקין - המכון לניהול התנדבות על שם לר – יד שרה)

עובדה ידועה היא שמתנדבים מייצגים את "הקהילה" כלפי הארגון (1) ואת הארגון כלפי הקהילה. למרות זאת לא ברור עד כמה עושה הארגון שימוש בתובנות של המתנדבים על הקהילה. לאמיתו של דבר, ארגונים רבים מבקשים עזרה ממתנדבים אך לא תשומה. המשוב ממתנדבים מתרחש לעתים רחוקות באופן ספונטני.

מתנדבים מציגים בפני הארגון זווית ראייה שונה משל השכירים והלקוחות. זווית ראיה זו עשויה לנבוע מהיותם פחות מעורבים בתהליך המקצועי, מהיותם צעירים או מבוגרים יותר או מהיותם מרוחקים יותר בשל היותם מעורבים בארגון באופן חלקי.

האם קיימת דרך מודעת שתאפשר למתנדב להשמיע את קולו? לפנינו מספר אסטרטגיות פשוטות לקבלת משוב ממתנדבים:

  • ·שאלו את המתנדבים, שאבו מהם מידע, באורח פורמאלי או בלתי פורמאלי. נקודת הראות שלהם היא רבת ערך בכל נושא, מהצעה לעיצוב לוגו עד לחוות דעתם של הלקוחות להצעה לשירות חדש (זכרו שמתנדבים מצויים בעמדה המאפשרת להם לשמוע מה שלקוחות אומרים)
  • הקצו בלו"ז מועד חודשי לפגישת ממונים עם נציגי מתנדבים - פגישות אישיות או פגישות בקבוצות קטנות המהוות צוות חשיבה. היתרון מכך הוא כפול בהיותו מבטא הכרה משמעותית במתנדב ובה בעת מציג למנהלים את הערך של שיתוף קהילתי.
  • דאגו לכך שבשלב ההערכה של תוכניות הארגון, יטלו גם המתנדבים חלק, וכן גם השכירים והלקוחות.
  • בשלב ההכשרה יש להסביר למתנדבים באיזה אופן ומתי ראוי להם להביע חוות דעת, ביקורתיות או מחמיאות. האם מוכרת לכם השיטה הטובה ביותר לכך, וכיצד עשוי הצוות השכיר להגיב לתשומה בלתי צפויה? יתכן ויש לדון בכך ולקבוע אסטרטגיה מתאימה וכן להדריך את השכירים כיצד לעשות שימוש בזווית הראייה של המתנדב.
  • כנסו את כל המתנדבים בעלי תפקיד זהה למפגש, לפחות פעם בשנה, עם השכירים באותה יחידה כך שמתנדבים יבטאו את מחשבותיהם על הרצוי, הטעון שיפור והעשוי להיות מתוכנן בעבודת היחידה.
  • דאגו לכך שמתנדבים ישותפו בוועדות התכנון של הארגון.
  • הציעו לצוות ההסברה ויחסי ציבור בארגון לבטא את נקודות הראות של המתנדבים בפרסומים כמו, חדשות הארגון. ניתן לעשות זאת באמצעות מדוריםשיכתבועל ידי מתנדבים או באמצעות ראיונות תקופתיים עמם. ברור מאליו שכל מאמר המציג תכנית ומיזם מיוחד של הארגון, חייב להביא מדבריהם של מתנדבים המעורבים בתכנית.
  • אירועים חגיגיים בארגון יש לנצל על מנת לעודד את המתנדבים לומר באיזה אופן הם מעריכים את הארגון וכן להודות להם . באירועים אלו נוטלים חלק גם חברי מועצת המנהלים ומנהלים בכירים, שהם בבחינת "קהל שבוי" המאזין למה שיש למתנדבים לומר!

 כיצד לעשות שימוש מרבי מתשומות המתנדבים:

לא כל הרעיונות המובאים ע"י המתנדבים הם יצירתיים או אפילו מציאותיים (בדומה לרעיונות של השכירים!) אולם יתכן כי יש בדבריהם שביב תובנה, בייחוד כאשר המתנדבים דומים יותר לאוכלוסיית הלקוחות, מאשר השכירים. מצויים מתנדבים המבצעים תפקידיהם באופן שגרתי, ללא מחשבה יתרה, תוך התמקדות בנעשה ביחידה שלהם בלבד. יש מתנדבים העושים עבודתם מחוץ לתחומי הארגון ולפיכך יש להם הזדמנויות מועטות לחוש קשר לנעשה בארגון. יש, אם כן, להיות נכונים להכשיר אנשים למתן תשומות. למשל, אין לשאול שאלות מעורפלות וכלליות בנוסח: "מה הנך חושב על ... " במקום זאת יש להנחות את הדיון בשאלות דוגמת: "האם תוכל לזהות שני צדדים חיוביים ושני צדדים שליליים לתכנית זו?" או: "בהתחשב בהיכרותך עם השכונה, מהם ציפיותיך לתגובת התושבים בה?".

על מנת שמתנדבים יוכלו לסייע באופן מרבי, הם זקוקים למידע מדויק עליו יוכלו לבסס דעותיהם:

  • ידעו אתה מתנדבים באופן קבוע אודות שירותים חדשים, שינויים בצוות העובדים ונושאים מכריעים בחשיבותם לגבי התנהלות הארגון. יש לשקול את היתרונות שעשויים לצמוח מפגישות תקופתיות עם מתנדבים בהם ידווח על תכניות עתידיות.
  • ודאו להוסיףשמות מתנדבים לרשימות התפוצה של ביטאוני החדשות של הארגון ושל המזכרים הפנימיים בו.

מתנדבים הם לעיתים קרובות "המרכיבים הסמויים" של הצוות הארגוני המושפעים ע"י החלטות המתקבלות בו, ללא היוועצות בהם. כינון ערוצי תקשורת ותשומות הוא חשוב ביותר בתקופות בהם מתרחשים שינויים או מעברים בארגון. המתנדבים חשים שהם מושפעים ע"י הנעשה בארגון, אולם הם מצויים רחוק ומחוץ למעגל מקבלי ההחלטות. מיזוגים מנהליים, שינויים בצוות הניהול או מיזמים חדשים, עשויים ליצור הזדמנויות למושבי משוב.

באופן אידיאלי, הארגון יקדם בברכה יוזמה ליצירת מסגרת לקבלת משוב. אם הנכם נתקלים בהתנגדות (הנשמעת תמימה כמי שאומר שאין לו זמן לפגישות קבועות עם מתנדבים), עליכם להיות מוכנים לפעול בעצמכם בתוקף היותכם מרכזים של המאמץ ההתנדבותי וביכולתכם לממש רבים מהרעיונות שהועלו לעיל.

סכמו את חוות הדעת, ההערות וההצעות שהועלו ע"י המתנדבים בדוחות אותם תפיצו בין מקבלי ההחלטות בארגון. בקשו מהם תגובות שאותם תחזרו ותפיצו בין המתנדבים.

ועתה לתגובותיכם: הבה נתרגל לעשות את מה שאנו מטיפים לו. במקום לשאול: "ובכן מה הנכם חושבים?" (אני באמת רוצה לדעת!), הנה מספר שאלות ספציפיות שעליכם לשאול את עצמכם:

  • כיצד ליצור פורום לתשומות מתנדבים?
  • האם תוכלו לתאר מצב בו רעיון של מתנדב או הערה שלו גרמה לשינוי חשוב בארגון?
  • האם ואיך התגברתם על התנגדותם של מנהלים להיפגש עם מתנדבים לעיתים מזומנות?

1.בלשון המקור משתמשת אליס בביטוי: Agencyלציון הגופים העוסקים במתן שירותי רווחה. בתרגום לעברית השתמשתי בביטוי "ארגון" לציון ארגונים ועמותות המעניקים שירותי רווחה חברתיים.

2.המאמר מיועד לרכזי מתנדבים בארגון ולפיכך הפנייה היא תמיד בלשון נוכח, You. אני בחרתי לתרגם זאת בעברית ללשון רבים כדי להתגבר על בעיתיות של נקיטת לשון זכר או נקבה בעברית.

לקריאת המאמר בשפת המקור לחצו כאן

אתר הבית: http:/www.energizeinc.com

 

 

עבור לתוכן העמוד